Mô tả về thực trạng:
Theo thống kê của khoa KSNK, các khoa lâm sàng gửi dụng cụ đã sử dụng xuống cho khoa KSNK khoảng hơn 500 loại dụng cụ, trong đó mỗi ngày dụng cụ kim loại có khoảng 86 loại (376 gói), dụng cụ nhựa 34 loại (1029 gói), đồ vải 9 loại (698 cái). Khi giao nhận dụng cụ tại khoa KSNK, các khoa lâm sàng và KSNK đều có 2 loại sổ riêng biệt để ghi nhận lại tên dụng cụ, số lượng, ngày giờ gửi vào sổ ghi chép của cả hai bên. Khoa lâm sàng và KSNK sẽ kí xác nhận sau khi kiểm tra dụng cụ. Từ sổ ghi chép, khoa KSNK sẽ bàn giao dụng cụ cho từng vùng làm việc để đối chiếu, đảm bảo số lượng và chất lượng dụng cụ khi từ vùng rửa đến vùng lưu trữ và bàn giao cho các khoa. Trước đó, khoa KSNK cũng đã xây dựng một phần mềm gửi dụng cụ cho khoa lâm sàng, đáp ứng đủ dụng cụ cho khoa, không phải gọi điện thoại và ghi chép, không để việc mang dụng cụ sạch (còn dư sau khi phát cho khoa) mang về. Tuy nhiên, theo xu hướng phát triển của khoa, việc sao chép không còn phù hợp trong tình hình số lượng dụng cụ ngày càng nhiều, thông tin cần đến nhanh, chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó, việc tổng kết dụng cụ nhận và gửi trong tháng cũng khó khăn. Một số vấn đề đối với phương pháp ghi chép cũ:
- Về phía khoa lâm sàng: Không có sẵn danh sách dụng cụ hiện có tại khoa để dễ phân loại và sử dụng, cũng như gửi dụng cụ đã sử dụng về đơn vị tiệt khuẩn trung tâm của khoa KSNK. Nhân viên ghi bằng tay vào sổ chữ viết không rõ ràng, bôi xóa khó nhìn từ đó việc giao nhận dụng cụ cũng khó khăn và mất thời gian; ghi thiếu số lượng dụng cụ; mất thời gian ghi tay vào sổ cũng như chờ ghi lại từ KSNK…
- Về phía khoa KSNK: Khó quản lý được dụng cụ của khoa, cũng như số lượng chủng loại dụng cụ từ khoa khác gửi đến. Khó quản lý dụng cụ đã được các khoa mượn.
- Việc thống kê số lượng dụng cụ đã được đơn vị tiệt khuẩn trung tâm xử lý cũng mất nhiều thời gian và công sức. Nhân viên vùng rửa dụng cụ phải mặc phương tiện phòng hộ nên khó ghi chép, gây mất nhiều thời gian sao chép; khó tập trung cho việc nhận dụng cụ cho khoa kế tiếp (khi các khoa xuống đông, cùng lúc); chữ viết không rõ ràng, ghi chép không đầy đủ làm cho người đóng gói và người giao dụng cụ dễ bị nhầm lẫn; xảy ra trường hợp trả nhầm dụng cụ, trả dư/thiếu cho khoa lâm sàng…
Mô tả về nội dung của sản phẩm:
Từ nền tảng phần mềm trước đó đã xây dựng, khoa KSNK phối hợp phòng công nghệ thông tin (P.CNTT) thiết kế thêm giao diện phần mềm đăng ký dụng cụ cho khoa KSNK, tích hợp giữa giao và nhận dụng cụ (tương tự ở khoa lâm sàng). Trong phần mềm (ở cả khoa lâm sàng và KSNK) tích hợp thành 1 giao diện, vừa có thể đăng kí gửi, vừa có thể đăng kí nhận dụng cụ. Tất cả các dụng cụ được mã hóa thành mã chung, thống nhất tên dụng cụ theo đúng tên quốc tế, tránh nhầm lẫn dụng cụ và dễ dàng cho việc nhận dạng, quản lý và sử dụng dụng cụ. Bên cạnh đó, quản lý được dụng cụ đi và về khoa lâm sàng - KNSK cũng như mượn trả được quản lý dễ dàng hơn. Việc trích xuất thông tin dụng cụ từ phần mềm cũng nhanh chóng và chính xác hơn phải cộng và nhập thủ công mỗi tháng. Phần mềm sử dụng ngôn ngữ C#, framework winform.net để thiết kế và chạy chương trình. Quy trình thực hiện được lập trình và hệ thống theo hướng dẫn sau:
- Khoa lâm sàng: Khi mở ứng dụng, danh sách dụng cụ của khoa và dụng cụ KSNK sẽ hiển thị sẵn, nhân viên tìm mã và chọn số lượng cho phù hợp và xác nhận gửi/nhận dụng cụ. In giấy bàn giao với KSNK (giao nhận tại khoa lâm sàng bằng xe dụng cụ và cả tại vùng nhận dụng cụ của khoa KSNK), kiểm tra thông tin và số lượng trước khi gửi/ nhận về từ KSNK.
- Khoa KSNK:
+ Nhận đăng kí gửi/đổi dụng cụ từ giấy in khoa lâm sàng, kiểm tra chất lượng ban đầu và số lượng từng loại dụng cụ, bấm xác nhận trên máy tính phù hợp số lượng thực tế để danh sách dụng cụ được gửi về máy của phòng lưu trữ dụng cụ vô khuẩn.
+ Giao dụng cụ: nhân viên phòng lưu trữ dụng cụ vô khuẩn kiểm tra số lượng của từng loại dụng cụ đã được tiệt khuẩn, ghi nhận số lượng thực tế trả về khoa lâm sàng và in phiếu trả. Khoa lâm sàng sẽ xác nhận lại số lượng của từng loại dụng cụ nhận được (nếu nhận từ xe) hoặc xác nhận tại khoa KSNK và hoàn tất công tác lưu trữ dụng cụ.
+ Giao diện đăng ký bao gồm:
* Tại khoa lâm sàng: Thời gian đăng kí, khoa đăng kí, tên loại dụng cụ/bộ dụng cụ, số lượng, loại hình giao/nhận (đổi, gửi).
* Giao diện phía KSNK: Tên khoa đăng ký, loại dụng cụ, số lượng dụng cụ, loại hình giao nhận (đổi/trả), số lượng cho mượn, nợ lại.
+ Cuối mỗi ngày hoặc định kì mỗi tháng, phần mềm cho phép trích xuất thông tin các loại dụng cụ, số lượng và chất lượng để hỗ trợ cho việc báo cáo, thống kê.
+ Việc thống nhất mã dụng cụ cũng dễ dàng cho việc tìm kiếm, thống kê số lượng cho cả khoa lâm sàng và KSNK, là tiền đề cho việc phát triển phần mềm theo định hướng mới, có thể thêm hình ảnh, mã code, cách kiểm tra chất lượng…, phát triển quản lý dụng cụ tập trung.
+ Khoa KSNK vừa triển khai thực hiện, phối hợp P.CNTT vừa chỉnh sửa phần mềm cho phù hợp với thao tác thực tế và hỗ trợ các khoa lâm sàng trong các vấn đề thao tác trên phần mềm.
Mô tả về hiệu quả của sản phẩm:
- Quản lý được tất cả các loại dụng cụ các khoa gửi tiệt khuẩn, từ đó tăng tỷ suất sử dụng dụng cụ.
- Số hóa về mặt giao nhận và quản lý dụng cụ.
- Mã hóa dụng cụ theo mã chung, dùng tên gọi chung cho các dụng cụ trùng nhau nhưng trước đó có nhiều tên gọi.
- Dễ thống kê số lượng định kì hoặc khi cần.
- Dễ dàng áp dụng cho tất cả các khoa có dụng cụ tiệt khuẩn tại khoa KSNK.
- Tiết kiệm thời gian ghi chép, biết trước được dụng cụ các khoa cần gửi sẽ chủ động hơn trong công việc, thông tin rõ ràng tránh nhầm lẫn.
- Thống kê số liệu nhanh, quản lý được các mặt dụng cụ và số lượng của từng khoa gửi.
Giao diện chính của sản phẩm:
Giao diện tại khoa KSNK
Giao diện tại khoa lâm sàng
Nhóm tác giả:
- CK1ĐD Đỗ Thị Phương Nga - Điều dưỡng trưởng khoa Kiểm soát Nhiễm khuẩn
- ThS Nguyễn Minh Cương - Phòng Công nghệ Thông tin
- ĐD Trần Thị Hồng Yến - Khoa Kiểm soát Nhiễm khuẩn
Xem chi tiết mô tả sản phẩm đính kèm.